Terug

Marketing, communicatie en samenwerking in de zorgsector

De producten en diensten van Sanofi-aventis Netherlands B.V. en Genzyme Europe B.V. (hierna ook wij/we/ons/onze of Sanofi) zijn gerelateerd aan (medische) zorg. Artsen schrijven onze medicijnen voor, apothekers verstrekken ze aan de patiënten en verpleegkundigen of andere zorgprofessionals werken met onze producten. Wij houden graag contact met deze zorgprofessionals en verwerken in dat kader persoonsgegevens van hen. Bent u zo’n zorgprofessional? Dan kan het zijn dat wij persoonsgegevens van u verwerken. Dat doen wij zorgvuldig en veilig, zoals omschreven in dit privacy statement. Wij nodigen u uit om dit te lezen.

Leeswijzer: Bij verwijzing naar natuurlijke personen (mannen of vrouwen) gebruiken wij voor het leesgemak telkens de mannelijke vorm (hij/hem/zijn).

1. Sanofi & Genzyme

Dit privacy statement geeft informatie over onze verwerking van persoonsgegevens van zorgprofessionals in het kader van sales- en marketing activiteiten alsmede onze medische informatievoorziening en samenwerkingen. Dit betreft de verwerkingen door Sanofi­aventis Netherlands B.V. en Genzyme Europe B.V. Dit zijn de Nederlandse entiteiten binnen de Sanofi groep en zij houden bij de verwerking van deze gegevens ditzelfde beleid aan.

Afhankelijk van het product of de dienst waarover wij contact met u onderhouden, is of Sanofi­aventis Netherlands B.V. of Genzyme Europe B.V. de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens en straks de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

2. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Sales, marketing en medische informatievoorziening horen bij onze bedrijfsvoering. In dit kader onderhouden wij contacten met zorgprofessionals. Dit zijn vaak artsen of apothekers, maar kunnen (met toestemming van de arts) ook bijvoorbeeld praktijkondersteuners of verpleegkundigen zijn. Hiervoor hebben wij contactgegevens nodig, maar ook informatie over specialisme, vakgerelateerde interesses en professionele voorkeuren. Zo kunnen wij u benaderen met informatie op maat over vakgebieden of producten waar u interesse in heeft of die relevant zijn voor uw beroepsmatige activiteiten.

Info: Verwerken omvat elke mogelijke handeling met persoonsgegevens, dus het verzamelen, registreren en opslaan, maar ook raadplegen, gebruiken, verwijderen, doorsturen, enzovoort.

Niet alleen willen wij zorgprofessionals op relevante wijze benaderen, maar ook op een zo efficiënt mogelijke wijze. Hiervoor maken wij gebruik van profilering en doelgroep analyses, zoals nader toegelicht in paragraaf 6 hieronder.

Onze benaderingswijzen zijn bijvoorbeeld per gewone post, per telefoon, of door een bezoek aan uw praktijk. Als u zich voor e-mailings heeft aangemeld of toestemming heeft gegeven, kunnen wij u ook per e-mail benaderen.
De onderwerpen houden verband met onze producten en diensten en kunnen o.a. betrekking hebben op therapeutische gebieden, ziektebeelden, specifieke geneesmiddelen, gerelateerde nascholing, patiënt services.

In het kader van samenwerkingen met artsen verwerken wij ook gegevens, zoals verzoeken om sponsoring van innovatieve projecten of samenwerking bij de organisatie van nascholing, deelname aan advisory boards en consultancy.

Een beperkt deel van de persoonsgegevens verwerken wij vervolgens ter naleving van wet- en regelgeving. Wanneer we op grond van uw toestemming gegevens gebruiken, moeten wij bijvoorbeeld kunnen aantonen dat u inderdaad toestemming heeft gegeven. Ook moeten wij bijhouden of we bij een arts-bezoek het vereiste educatieve materiaal hebben aangeboden en achtergelaten. Daarnaast gelden de algemene wettelijke administratie- en bewaarplichten.

De bovengenoemde redenen voor de verwerking van gegevens van zorgprofessionals zijn tevens de wettelijke grondslagen voor deze verwerkingen, te weten:

Wettelijke grondslagen

  1. de noodzaak van de verwerkingen voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen bij een goede en efficiënte bedrijfsvoering, met name wat betreft het onderhouden van contact met onze doelgroepen in de sector ten behoeve van de sales en marketing van onze producten en diensten en medische informatievoorziening;
  2. in sommige gevallen uw toestemming (wij vragen dit dan apart);
  3. of bij een samenwerking de uitvoering van een overeenkomst met u; en
  4. voor een klein deel van de gegevens de noodzaak van de verwerkingen om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Waar het gaat om de naleving van zelfregulering, zoals de toepasselijke reclamecode en transparantieplichten, is dit gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang bij deelname hieraan.

Voor zover de grondslag ons gerechtvaardigde belang betreft, houden wij altijd in de gaten dat dit in balans blijft met uw belang bij de bescherming van uw privacy.

3. Reikwijdte

Dit privacy statement ziet op onze verwerkingen van gegevens van zorgprofessionals in het kader van sales en marketing evenals de medische informatievoorziening. Dit wordt ook wel Customer Relationship Management (CRM) genoemd, en de gerelateerde bestanden en systemen: CRM systemen. Niet al onze verwerkingen van persoonsgegevens van zorgprofessionals vallen binnen de reikwijdte van dit privacy statement. Voor een aantal situaties bieden wij specifieke privacy informatie, zoals met betrekking tot elektronische nieuwsberichten, Sanofi Academy en de melding van bijwerkingen. Een overzicht van de verschillende privacy statements vindt u (binnenkort) op www.sanofienprivacy.nl.

4. Doeleinden op een rij
  1. Sales & marketing en medische informatievoorziening: het in het kader van onze bedrijfsvoering tot stand brengen en onderhouden van relaties met zorgprofessionals
  2. Informeren over onze (nieuwe) producten en diensten en hiermee verband houdende onderwerpen zoals therapeutische gebieden, ziektebeelden, specifieke geneesmiddelen, gerelateerde nascholing, patiënt services.
  3. Zorgprofessionals uitnodigen voor nascholing of andere evenementen.
  4. Distributie van naslagwerken, tijdschriften, ondersteunend materiaal, medische informatie en marketing- of promotioneel materiaal.
  5. Profilering en doelgroep analyse (marktonderzoek) (zie paragraaf 6) om onze doelgroepen zo relevant en efficiënt mogelijk te bepalen en te benaderen, ten behoeve van bovenstaande doeleinden.
  6. Controleren BIG registratie ter verificatie dat betrokkene wel/ geen voorschrijfbevoegde zorgprofessional is en in aanmerking komt voor bepaalde informatie, uitnodigingen en benadering
  7. Afhandelen van verder contact met zorgprofessionals, bijvoorbeeld als een zorgprofessional contact opneemt met een vraag.
  8. Afhandeling van sponsorverzoeken van artsen (beoordelen, controleren, wel/niet goedkeuren).
  9. Samenwerking met artsen, bijvoorbeeld bij organiseren van nascholing en/of andersoortige evenementen, advisory boards, consultancy.
  10. Onderhoud, ontwikkeling, testen en up-to-date houden van de CRM systemen en data, en het verlenen van de benodigde IT support.
  11. Financiële afhandeling en administratie (bij samenwerking met zorgprofessional)
  12. Naleving van toepasselijke wet- en regelgeving inclusief zelfregulering zoals de Gedragscode Geneesmiddelenreclame en transparantieplichten, afhandeling van eventuele geschillen, het (doen) uitvoeren van accountantscontroles en interne audits
  13. Aggregeren van gegevens voor (management)rapportage en statistieken om resultaten bij te houden en te optimaliseren.
5. Persoonsgegevens op een rij

De hieronder opgesomde persoonsgegevens verwerken wij van de zorgprofessionals in onze sales- en marketing gerelateerde bestanden en systemen, veelal als onderdeel van of gekoppeld aan ons profiel van de zorgprofessional.

  • Naam, geslacht, titulatuur en functie/beroep
  • (soort en omvang) organisatie / praktijk waaraan de zorgprofessional verbonden is
  • (zakelijke) contactgegevens (werkadres / regio, telefoonnummer en e-mailadres)
  • Of de zorgprofessional beleidsbepaler is
  • Taal / geboortedatum / universiteit
  • Startdatum loopbaan / datum laatste update
  • Administratienummer
  • BIG nummer
  • Frequentie van persoonlijk contact, meest recente en volgend gepland contact, contact wijze en contactpersoon (Sanofi medewerker)
  • Specialisme en professionele interesses (therapeutische gebieden, ziektebeelden, indicaties)
  • Voorschrijfbevoegdheid
  • Doelgroep, mate van ervaring met bepaalde producten of productgroepen en inschatting van interesse daarin (zie paragraaf 6 voor nadere toelichting)
  • Gerelateerde voorkeuren, bijvoorbeeld voor behandelingsstrategie
  • Eventueel bekend aantal patiënten en/of doorverwijzingen (per maand)
  • Gegeven/ingetrokken toestemmingen en opt-outs en de daaruit volgende (on)mogelijkheden voor bezoeken en andersoortige benadering
  • Eerdere deelname aan Sanofi studies / nascholing / andere activiteiten
  • Informatie over door of van een zorgprofessional (te) ontvangen vergoedingen, gemaakte onkosten en betalingsgegevens.
  • Gegevens en informatie die de zorgprofessional ons verstrekt, zoals correspondentie
  • Feedback, verzoeken, klachten, of andere informatie die Sanofi van of over betrokkene ontvangt
6. Profilering en doelgroep analyse (marktonderzoek)

Profilering en doelgroep analyse (marktonderzoek) gebruiken wij voor relevante en efficiënte benadering en selectie van zorgprofessionals. Zo versturen we nieuwsbrieven over verschillende onderwerpen die verband houden met onze producten en diensten. Wij sturen niet elke nieuwsbrief naar elke zorgprofessional in de database, maar alleen naar diegenen voor wie de betreffende nieuwsbrief relevant kan zijn, gelet op de informatie die wij over zijn vakgebied en interesses hebben. Ook organiseren we geregeld nascholingen, waarvoor wij een selectie van artsen uitnodigen, afhankelijk van hun vakgebied.

Voorbeeld: Bent u cardioloog dan zullen wij u in de regel benaderen op cardiologie gerelateerde onderwerpen, en niet op diabetes gerelateerde onderwerpen.

Hiervoor houden wij profielen bij van de zorgprofessionals in ons bestand. Voor zover we gegevens van u hebben in de hierboven opgesomde gegevenscategorieën (paragraaf 5), dan zijn die meestal opgenomen in of verbonden aan dit profiel. Het profiel omvat dus onder andere specialisme, organisatie(s) waaraan de professional verbonden is en zakelijke contactgegevens. Daarnaast kan het profiel binnen bepaalde productgroepen en per Sanofi product een classificatie bevatten van potentieel (als doelgroep) en adoptieladder. Dit is afhankelijk van het specialisme, de interesse van de zorgprofessional en de ervaring in het vakgebied en met onze producten.

Het potentieel (geen tot zeer hoog) betreft een inschatting van de interesse van de zorgprofessional in ons betreffende product en de kans dat hij dat product (vaker) zou kunnen gaan voorschrijven of anderszins inzetten. Deze inschatting is in eerste instantie afkomstig van onze dataleverancier. Onze sales representanten corrigeren dit waar nodig.

De adoptieladder ziet op de mate waarin een zorgprofessional reeds met een product of productgroep werkt. Dit bepaalt onze sales representant aan de hand van gesprekken. De representant vult ook andere delen van het profiel in, zoals beroepsmatige interesses, of een zorgprofessional beleidsbepaler is en aantal doorverwijzingen per maand.

Doelgroep analyses (marktonderzoek)

Hiernaast laten wij geregeld doelgroep analyses uitvoeren met segmentering van de resultaten. Dan willen we bijvoorbeeld huisartsen (of juist internisten, cardiologen of andere specialisten) voor een bepaalde therapeutische klasse (productgroep) in kaart brengen, bijvoorbeeld aan de hand van hun gemiddelde percentages in voorschrijvingen voor een bepaald product. Dit soort analyses laten wij uitvoeren door een dataleverancier, die ons vervolgens een bestand aanbiedt van respondenten die binnen gemiddelde bandbreedtes aan deze criteria voldoen.

Sommige analyses zijn gebaseerd op concrete data (zoals voorschrijvingen van de arts), andere analyses zijn gebaseerd op schattingen, bijvoorbeeld de afstand van de huisartsenpraktijk tot een bepaalde apotheek die veel/weinig inkoopt van het geneesmiddel in kwestie. Sanofi heeft geen toegang tot de gegevens waarop de analyses gebaseerd zijn, alleen de uitkomsten in de vorm van gemiddelden. Op vergelijkbare wijze kunnen wij marktonderzoek laten doen bij andere zorgprofessionals, zoals apothekers.

7. Toegang en gegevensverstrekking

Binnen Sanofi krijgen de medewerkers alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Degenen die toegang hebben tot (systemen met) persoonsgegevens, mogen die toegang en de gegevens uitsluitend gebruiken, wanneer en voor zover dit nodig is voor de uitvoering van hun taken binnen Sanofi.

De persoonsgegevens verwerkt in onze CRM systemen zijn met name toegankelijk voor collega’s die werkzaam zijn op onze medische, sales- en marketingafdelingen en die deze toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Zoals het afleggen van praktijkbezoeken, het verzorgen van verzending van nieuwsberichten, het selecteren van passende doelgroepen. Bij afwezigheid van de sales manager in Nederland heeft de manager van die afdeling bij Sanofi Belgium als vervanger toegang tot de gegevens.

Ons belangrijkste CRM systeem is gekoppeld aan de OneKey database van IQVIA (dataleverancier). Ook zij hebben toegang tot hetgeen wij in het systeem invoeren, voor hun dienstverlening en het benodigde onderhoud van het systeem en de gegevens daarin. IQVIA is zelf verantwoordelijke voor hun eigen gegevens in die database.

Tot slot kan het voorkomen, dat wij verplicht worden om gegevens met bevoegde autoriteiten te delen, zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. Bepaalde financiële relaties zullen wij bij het transparantieregister moeten melden.

8. Bronnen (dataleveranciers)

Voor de gegevens van zorgprofessionals hebben wij verschillende bronnen. Onze belangrijkste externe dataleveranciers zijn IQVIA Solutions B.V. en Farminform B.V. Op hun beurt hebben deze dataleveranciers weer hun eigen bronnen. Zo ontvangt FarmInform verkoopgegevens van farmaceutische groothandels. IQVIA werkt deels met publiek beschikbare informatie zoals van websites van zorginstellingen en de Kamer van Koophandel en deels met informatie die zij via haar zakelijke partners verkrijgt, zoals apotheken. Als u bent opgenomen in de OneKey database van IQVIA en/of uw gegevens worden meegenomen in haar doelgroep analyses (marktonderzoek), dan heeft u daarover een brief van IQVIA gekregen met nadere informatie.

Deze dataleveranciers weten zelf natuurlijk het beste hoe zij uw informatie verwerken, dus voor nadere informatie over de verwerking van persoonsgegevens door deze partijen verwijzen wij u naar hen: www.iqvia.com/locations/netherlands of www.iqvia.com/about-us/privacy en www.farminform.nl. Bij IQVIA kunt u zich richten tot de functionaris gegevensbescherming.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens zo lang als dat nodig is voor de verwezenlijking van het doeleinde waarvoor uw gegevens zijn verzameld en verder verwerkt.

De lopende informatie zoals correspondentie en gespreksaantekeningen bewaren wij twee jaar waarna we ze verwijderen. Daarnaast verwijderen wij uw profielgegevens of laten we de toegang daartoe blokkeren, wanneer wij geverifieerde informatie ontvangen dat u niet meer actief bent in uw vakgebied, of wanneer u bezwaar maakt tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden. Wel kunnen wij of onze leveranciers in die gevallen nog een paar basisgegevens bewaren met een aantekening over de reden van de verwijdering/blokkering. Zo kunnen wij ervoor zorgen dat we u niet onverhoopt toch nog benaderen.

De gegevens in de OneKey database van onze dataleverancier IQVIA kunnen wij niet verwijderen. Wanneer wij bezwaren ontvangen of informatie over beëindiging van werkzaamheden, dan geven wij dat aan IQVIA door. Zij nemen dan de benodigde maatregelen, waaronder blokkering van onze toegang tot de gegevens van de betreffende zorgprofessional.

Wanneer het gaat om persoonsgegevens die wij verwerken vanwege een wettelijke plicht of bewaartermijn, bewaren wij die gegevens gedurende de vereiste bewaartermijn.. Ook ingeval van een geschil of een dreigend geschil bewaren wij de gegevens langer, namelijk tot de definitieve afhandeling van het geschil.

10. Uw rechten

U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens Sanofi van u verwerkt, en waarvoor wij dat doen. Hiervoor kunt u via de hieronder genoemde contactgegevens een verzoek om inzage indienen. Als daar aanleiding toe is, heeft u eveneens recht op correctie, aanvulling, verwijdering, of afscherming van uw gegevens.

U kunt altijd bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing doeleinden, inclusief de gerelateerde profilering. Ook kunt u ingeval van bijzondere persoonlijke omstandigheden bezwaar maken tegen onze gegevensverwerkingen op de grondslag van gerechtvaardigd belang (zie paragraaf 2).

U kunt dergelijke verzoeken bij ons indienen via de onderstaande contactgegevens. Gelieve hierbij te vermelden hoe wij met u contact kunnen opnemen, en zo goed mogelijk te omschrijven waar uw verzoek op ziet. Wij zullen binnen de wettelijke termijn van een maand op uw verzoek reageren.

Voordat wij voldoen aan een verzoek als hierboven bedoeld, kunnen wij u om aanvullende informatie vragen of anderszins de herkomst van het verzoek verifiëren. Dit is ter voorkoming van misbruik, bijvoorbeeld dat uw gegevens in de verkeerde handen vallen.

11. Vragen en contact

Heeft u vragen over onze verwerking van uw persoonsgegevens? Stuur die dan naar privacy.nl@sanofi.com. Onze overige contactgegevens vindt u hieronder.

 

Sanofi-aventis Netherlands B.V. en Genzyme Europe B.V.

 

Paasheuvelweg 25 , 1105 BP Amsterdam
Postbus 23666, 1100 ED Amsterdam

 

privacy.nl@sanofi.com
info.nl@sanofi.com
Tel: +31 (0)20 245 4000
Fax: +31 (0)20 245 3331

SANL.SA.18.05.0305/25-05-2018

Laatste update: 12 november 2018 (adreswijziging)