Sanofi en privacy

Dan maken wij in ons vragensysteem een aantekening van de gestelde vraag en het geformuleerde antwoord, met een registratienummer. Bent u healthcare professional, dan registreren wij hierbij uw zakelijke contactgegevens. Bent u consument, dan registreren we uw vraag zonder contactgegevens.

Waarom registreert Sanofi vragen?

Doordat we de binnengekomen vragen en de daarop gegeven antwoorden bijhouden, kunnen we u en anderen beter en sneller van dienst zijn bij vragen die al eerder zijn gesteld. Bovendien kunnen we zo signaleren over welke (aspecten van) producten veel vragen zijn (statistieken). Met die informatie kunnen we waar nodig verbeteringen aanbrengen.

Toegang

Dit digitale vragensysteem wordt gebruikt door de Sanofi entiteiten in de Benelux en is toegankelijk voor hun daarvoor geautoriseerde medewerkers. Dit zijn met name medewerkers die zich bezighouden met beantwoording van binnengekomen vragen. Ook IT medewerkers die het vragensysteem onderhouden hebben incidenteel toegang. Al deze medewerkers mogen uitsluitend gegevens in het systeem verwerken, voor zover dat daadwerkelijk nodig is voor de uitvoering van hun taken en zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.

Toestemming

Bent u consument, dan registreren we uw vraag in beginsel anoniem en is er geen toestemming nodig. Het is wel mogelijk dat we apart contactgegevens noteren om u terug te kunnen bellen of per e-mail uw vraag af te handelen. Dat doen we alleen op uw verzoek.

Dan registreren wij de klacht in ons klachtensysteem, met uw naam en (zakelijke) adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Hierbij maken we ook een registratienummer aan. Telefoonnotities en met u gevoerde e-mailcorrespondentie voegen wij hierbij. Is de klacht aanleiding om een vervangend product op te sturen, en bent u consument, dan hebben wij de gegevens van uw apotheker nodig.

Waarom registreert Sanofi klachten?

Wij registreren binnengekomen klachten vooral om de klacht af te handelen. Bijvoorbeeld om een vervangend product op te sturen. Vaak sturen we u (per e-mail) nog een in te vullen formulier op, bijvoorbeeld voor het ter onderzoek terugsturen van het product, of voor de aanvraag van een vervangend product. In sommige gevallen informeert Sanofi u over de uitkomst van onderzoek naar het product in kwestie. Klachtregistratie is tevens van belang om de kwaliteit van de producten te bewaken.

Toegang

Het klachtensysteem is uitsluitend toegankelijk voor de medewerkers die zich bezighouden met de registratie van klachten binnen de Nederlandse vestiging van Sanofi en van haar zustermaatschappij Genzyme Nederland B.V. Ook de IT dienstverlener die dit systeem onderhoudt heeft incidenteel toegang. Al deze personen mogen uitsluitend gegevens in het systeem verwerken, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Zij zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.

Een beknopte melding van de klachten wordt verder opgenomen in de internationale klachtendatabase van de Sanofi groep. Dit betreft de klachtomschrijving, het product waarop de klacht ziet en naam en adresgegevens van de klager, met een registratienummer. Dit systeem is toegankelijk voor de medewerkers binnen de Sanofi groep die zich bezighouden met onderzoek (van producten) naar aanleiding van klachten.

Toestemming

Bent u consument, dan zullen wij uw identificerende gegevens alleen dan bij uw klacht registreren, indien u ons daarvoor toestemming geeft. Geeft u geen toestemming, of trekt u uw toestemming in, dan zullen we de klacht registreren met de gegevens van uw apotheker, waarna we de klacht verder via uw apotheker afhandelen. Hierop geldt een uitzondering indien Sanofi genoodzaakt is uw identificerende gegevens te verwerken in verband met een aan uw klacht gerelateerd juridisch geschil.

U kunt contact met ons opnemen om een bijwerking te melden, maar ook een vraag of een klacht kan een melding van een bijwerking zijn. Dit geldt bijvoorbeeld als iemand bij het ervaren van een bepaalde bijwerking contact opneemt om te vragen hoe lang die bijwerking kan duren. Dit merken wij dan tevens aan als melding van een bijwerking, die we in ons bijwerkingensysteem zullen registreren.

Waarom registreert Sanofi bijwerkingen?

Wij registreren bijwerkingen om het veiligheidsprofiel en de kwaliteit van onze producten te bewaken. Wij zijn ook wettelijk verplicht tot deze registratie. Gelet hierop registreren wij altijd welke bijwerking is gemeld voor welk product, de datum dat de bijwerking is waargenomen, de geboortedatum, leeftijd en geslacht van de patiënt (consument), met een registratienummer. Met deze gegevens creëren we ook statistieken, bijvoorbeeld om inzichtelijk te maken wat in een bepaalde periode de meest gemelde bijwerkingen zijn.

Bij de gemelde bijwerking registreren wij ook graag uw naam e-mailadres en/of andere contactgegevens, zodat wij u een bijwerkingenformulier kunnen sturen voor nadere informatie. Indien nodig kunnen wij op een later moment nog contact met u opnemen in verband met de bijwerking. De door u op het bijwerkingenformulier ingevulde gegevens en met u gevoerde correspondentie bewaren we bij de melding, evenals eventuele overige door u verstrekte informatie. Van consumenten registreren we daarnaast ook vaak geboortedatum en geslacht, mede ter voorkoming van dubbele meldingen.

Toegang

Het bijwerkingensysteem is uitsluitend toegankelijk voor de medewerkers die zich bezighouden met pharmacovigilantie (registratie van bijwerkingen) binnen de Nederlandse vestigingen van Sanofi en haar zustermaatschappij Genzyme Nederland B.V. Ook de IT dienstverlener die dit systeem onderhoudt heeft incidenteel toegang. Al deze personen mogen uitsluitend gegevens in het systeem verwerken, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Zij zijn contractueel tot geheimhouding verplicht.

Een beknopte melding van de bijwerkingen (zonder uw naam of contactgegevens) wordt opgenomen in de internationale veiligheidsdatabase van de Sanofi groep. Dit systeem is toegankelijk voor de medewerkers die zich bezighouden met pharmacovigilantie (registratie van bijwerkingen) binnen de internationale Sanofi, Genzyme en Sanofi Pasteur groepen.

Indien nodig geeft de overkoepelende pharmacovigilantie afdeling binnen de Sanofi groep (Global Pharmacovigilance and Epidemology) meldingen van bijwerkingen door aan de bevoegde toezichthoudende en bijwerkingen registrerende autoriteiten, zoals de EudraVigilance database voor de EU, en in Nederland de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) of in de Verenigde Staten de U.S. Food and Drug Administration (FDA).

Toestemming

Bent u consument, dan registreren we uw identificerende gegevens alleen indien u daarvoor toestemming heeft gegeven. Wilt u geen toestemming geven, of trekt u uw toestemming in, dan registreren we de over de bijwerking verstrekte informatie zonder uw naam, contactgegevens of geboortedatum. Hierop geldt een uitzondering indien een wettelijke registratieplicht identificeerbaarheid van de consument (patiënt) vereist.

Dan wordt uw bericht of telefoongesprek doorgeleid naar de geschikte afdeling of persoon, die dit op passende wijze zal afhandelen.

Verspreid door dit privacy statement worden per specifieke situatie al verschillende doeleinden genoemd voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Hieronder vindt u de volledige opsomming van de verwerkingsdoeleinden.

• Afhandelen van contacten met betrokkenen inclusief eventueel vervolgcontact
• Beantwoording van vragen van betrokkenen en verhoging van kwaliteit en efficiëntie daarvan (bij vragen die al eerder gesteld zijn).
• Afhandeling van klachten van betrokkenen, waaronder toezending van (aanvraag)formulieren; vervangende producten; en verzoeken om nadere informatie of om toezending van het product waar de klacht op ziet (voor onderzoek)
• Registratie van bijwerkingen, inclusief vervolgcontact (verzoeken om nadere informatie)
• Bewaking van het veiligheidsprofiel en de kwaliteit van de Sanofi producten, wetenschappelijke beoordeling van gemelde bijwerkingen en melding van bijwerkingen bij bevoegde autoriteiten
• Accurate registratie (o.a. voorkomen van dubbele meldingen) en systeemmanagement, alsmede reconciliatie van de verschillende registraties
• Aggregeren van gegevens voor rapportage, bijhouden van statistieken en signalering met betrekking tot kwaliteit, verbeteringsmogelijkheden en benodigde maatregelen.
• Naleving van wettelijke verplichtingen
• Afhandelen van eventuele geschillen

Sanofi maakt deel uit van een internationale groep ondernemingen, met een hoofdkantoor in Frankrijk (Sanofi-aventis Groupe) en verschillende groepsentiteiten binnen en buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Er is sprake van integratie tussen de verschillende entiteiten; ze werken onderling veel samen en kunnen gezamenlijk als één organisatie worden beschouwd. Internationale doorgifte van gegevens binnen de Sanofi groep is inherent aan deze organisatiestructuur.

Bovendien zijn veel Sanofi producten in verschillende landen geregistreerd en/of verkrijgbaar. Hierdoor is de informatie die wij bij Sanofi in Nederland over producten ontvangen vaak ook voor andere landen van belang. Soms brengt dit mee dat ook bij een autoriteit in een ander land of op Europees niveau een melding moet worden gedaan. Dit kan buiten de EER zijn. Binnen de Sanofi groep gelden Binding Corporate Rules, die de internationale doorgifte van persoonsgegevens tussen de verschillende groepsentiteiten rechtvaardigen en een adequaat beschermingsniveau garanderen, ook buiten de EER. U kunt deze Binding Corporate Rules vinden op www.sanofi.com (door ‘BCR’ in het zoekvenster in te tikken).

Elke verwerking van persoonsgegevens moet gebaseerd zijn op een grondslag uit de Wet bescherming persoonsgegevens. Op welke grondslag Sanofi uw persoonsgegevens verwerkt, verschilt per geval. Het verwerken van uw persoonsgegevens om het contact met u af te handelen kan worden gebaseerd worden op de uitvoering van een overeenkomst met u, en op het gerechtvaardigd belang van Sanofi bij het afhandelen van contacten met betrokkenen in het kader van de goede bedrijfsvoering en productmanagement. De verwerking van gemelde bijwerkingen is met name gebaseerd op wettelijke registratie- en meldingsverplichtingen. Voor zover verder sprake is van tot u herleidbare gezondheidsgegevens, zonder dat sprake is van een wettelijke verwerkingsverplichting of een juridisch geschil, verwerken wij deze op basis van uw uitdrukkelijke toestemming.

Onder de Wet bescherming persoonsgegevens heeft u het recht om inzage te vragen in de van u verwerkte persoonsgegevens. Ook kunt u verzoeken om correctie en soms verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u een eventueel gegeven toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens weer intrekken. Mocht u  uw persoonsgegevens willen inzien, corrigeren of laten verwijderen, of wilt u uw toestemming intrekken, dan kunt u contact met ons opnemen via meldpunt.nl@sanofi.com of de hieronder vermelde contactgegevens.

Sanofi neemt de Wet bescherming persoonsgegevens in acht. Vanaf 25 mei 2018 wordt in de EU de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze vervangt dan de Wet bescherming persoonsgegevens. Daar waar nu de Wet bescherming persoonsgegevens wordt genoemd, kan vanaf dan ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ worden gelezen.

Sanofi houdt zich eveneens aan de gedragscode voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de farmaceutische industrie (Nefarma Gedragscode inzake het verwerken van persoonsgegevens). Als u klachten heeft over de naleving van deze gedragscode, kunt u deze voorleggen aan de Commissie van Toezicht van de Stichting Gedragscode Farmaceutische Bedrijfstak en eventueel aan het College van Beroep van deze Stichting. In dergelijke gevallen zijn de procedurele bepalingen van het Reglement van de Commissie van Toezicht en het College van Beroep van de Stichting Gedragscode Farmaceutische Bedrijfstak van toepassing.

Sanofi-aventis Netherlands B.V. en Genzyme Europe B.V.
Paasheuvelweg 25 , 1105 BP Amsterdam
Postbus 23666, 1100 ED Amsterdam
privacy.nl@sanofi.com
Tel: +31 (0)20 245 4000
Fax: +31 (0)20 245 3331